NUR CAHYONO
NPM.12.073045.2110.0062
Protokoler dan Pemandu Acara (MC):
Secara singkat dapat dikemukakan bahwa segala sesuatu yang berkaitan dengan pengaturan, persiapan sampai penyelenggaraan berada ditangan protokol. Sedangkan pemandu / pembawa acara merupakan bagian dari kegiatan protokol yang lebih besar dan luas.
Dengan demikian perbedaaan protokol dan pembawa acara adalah protokol mempunyai tugas yang lebih luas, meliputi segala kegiatan pengaturan tata cara penyelenggaraan upacara / acara, sedangkan pemandu acara (MC) adalah sebagian dari tugas keprotokolan. Jadi. MC termasuk bagian dari protokol tersebut.
Keberadaan protokol ini sangat diperlukan oleh karena seringkali diadakan acara dan upacara di instansi pemerintah dan swasta termasuk perusahaan-perusahaan di dunia usaha dan industri serta organisasi-organisasi kemasyarakatan atau lembaga lainnya, mulai dari tingkat RT sampai di tingkat kenegaraan. Protokol yang baik dan berkualitas akan memperlancar jalannya suatu acara, Sehingga acara tersebut sukses terselenggara. sesuai dengan harapan. Pentingnya protokol guna memperlancar jalannya suatu acara, misalnya dengan menempatkan seseorang sesuai dengan jabatan atau kedudukannya dalam urutan penyebutan oleh MC nanti, yaitu urutan yang memberi sambutan mulai dari kedudukan yang terendah dan sebagainya. Semua hal itu direncanakan oleh protokol hingga pada perincian acara dan ucapan-ucapan MC.
Dalam acara resmi bersifat kenegaraan seperti pelantikan pejabat pusat atau daerah, kunjungan Gubernur/Walikota/Bupati, biasanya sebelum hari H-2 protokol kantor Gubernuran atau pemerintahaan akan datang ke lokasi acara, melihat seberapa jauh persiapan yang dilakukan panitia (PR / Protokol) dan memberikan arahan atau saran pada gladi bersih. Sedangkan dalam organisasi kemasyarakatan, protokol dipegang oleh seksi Organisasi atau bagian Humas dan protokol. Persiapan dan perencanaan protokol ini dilakukan bersama oleh berbagai personil dalam tim keprotokolan, termasuk seorang yang ditunjuk sebagai MC, pemandu acara tersebut.
Dengan demikian perbedaaan protokol dan pembawa acara adalah protokol mempunyai tugas yang lebih luas, meliputi segala kegiatan pengaturan tata cara penyelenggaraan upacara / acara, sedangkan pemandu acara (MC) adalah sebagian dari tugas keprotokolan. Jadi. MC termasuk bagian dari protokol tersebut.
Keberadaan protokol ini sangat diperlukan oleh karena seringkali diadakan acara dan upacara di instansi pemerintah dan swasta termasuk perusahaan-perusahaan di dunia usaha dan industri serta organisasi-organisasi kemasyarakatan atau lembaga lainnya, mulai dari tingkat RT sampai di tingkat kenegaraan. Protokol yang baik dan berkualitas akan memperlancar jalannya suatu acara, Sehingga acara tersebut sukses terselenggara. sesuai dengan harapan. Pentingnya protokol guna memperlancar jalannya suatu acara, misalnya dengan menempatkan seseorang sesuai dengan jabatan atau kedudukannya dalam urutan penyebutan oleh MC nanti, yaitu urutan yang memberi sambutan mulai dari kedudukan yang terendah dan sebagainya. Semua hal itu direncanakan oleh protokol hingga pada perincian acara dan ucapan-ucapan MC.
Dalam acara resmi bersifat kenegaraan seperti pelantikan pejabat pusat atau daerah, kunjungan Gubernur/Walikota/Bupati, biasanya sebelum hari H-2 protokol kantor Gubernuran atau pemerintahaan akan datang ke lokasi acara, melihat seberapa jauh persiapan yang dilakukan panitia (PR / Protokol) dan memberikan arahan atau saran pada gladi bersih. Sedangkan dalam organisasi kemasyarakatan, protokol dipegang oleh seksi Organisasi atau bagian Humas dan protokol. Persiapan dan perencanaan protokol ini dilakukan bersama oleh berbagai personil dalam tim keprotokolan, termasuk seorang yang ditunjuk sebagai MC, pemandu acara tersebut.
Fungsi dan Tugas
Fungsi protokol adalah:
1. mengatur tata cara dalam kegiatan acara atau upacara
2. mengatur tata krama dalam penempatan, penyebutan, memperlakukan seseorang sesuai dengan kedudukan / jabatannya
3. mengatur tata letak tempat duduk
Secara lebih rinci tugas protokol adalah:
1. mempersiapkan seluruh rangkaian acara
2. mengecek kelengkapan acara dengan check list
3. mengetik / memperbanyak keperluan acara, menggambar lay out tempat acara
4. mengarsip / membuat dokumentasi
5. melakukan koordinasi dengan bagian keamanan, konsumsi, akomodasi, transportasi dan bagian lainnya yang berkaitan
Sedangkan secara ringkas tugas-tugas tersebut dapat dikelompokkan menjadi 2 tugas besar yaitu:
1. Mengatur tata cara dan tata krama
2. Menyiapkan personil dan peralatannya
Personil yang disiapkan sesuai dengan tugas dan fungsi protokol, yaitu meliputi:
1. Petugas pengatur tata tempat, penerima tamu, pembawa acara / MC, pembawa baki dsb.
2. Petugas administrasi dan ketatausahaan, misalnya yang menyiapkan naskah pelantikan, Berita Acara Serah Terima Jabatan, sambutan, vandel, baki pemukul gong dan lain-lain.
Fungsi protokol adalah:
1. mengatur tata cara dalam kegiatan acara atau upacara
2. mengatur tata krama dalam penempatan, penyebutan, memperlakukan seseorang sesuai dengan kedudukan / jabatannya
3. mengatur tata letak tempat duduk
Secara lebih rinci tugas protokol adalah:
1. mempersiapkan seluruh rangkaian acara
2. mengecek kelengkapan acara dengan check list
3. mengetik / memperbanyak keperluan acara, menggambar lay out tempat acara
4. mengarsip / membuat dokumentasi
5. melakukan koordinasi dengan bagian keamanan, konsumsi, akomodasi, transportasi dan bagian lainnya yang berkaitan
Sedangkan secara ringkas tugas-tugas tersebut dapat dikelompokkan menjadi 2 tugas besar yaitu:
1. Mengatur tata cara dan tata krama
2. Menyiapkan personil dan peralatannya
Personil yang disiapkan sesuai dengan tugas dan fungsi protokol, yaitu meliputi:
1. Petugas pengatur tata tempat, penerima tamu, pembawa acara / MC, pembawa baki dsb.
2. Petugas administrasi dan ketatausahaan, misalnya yang menyiapkan naskah pelantikan, Berita Acara Serah Terima Jabatan, sambutan, vandel, baki pemukul gong dan lain-lain.
Adapun persyaratan yang diperlukan sebagai petugas protokol diantaranya:
1. Mempunyai mental yang kuat
2. Berkepribadian baik, sopan santun
3. Mempunyai pengetahuan luas dan banyak
4. Terampil, cekatan, penuh inisiatif, tanggap dan peka terhadap permasalahan
5. Dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tepat
6. Ramah, tidak sombong, rendah hati, dan mau menghargai pendapat orang lain
7. Berpenampilan menraik, simpatik, berbusana yang tepat sesuai situasi
8. Berbahasa yang baik dan sopan
1. Mempunyai mental yang kuat
2. Berkepribadian baik, sopan santun
3. Mempunyai pengetahuan luas dan banyak
4. Terampil, cekatan, penuh inisiatif, tanggap dan peka terhadap permasalahan
5. Dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tepat
6. Ramah, tidak sombong, rendah hati, dan mau menghargai pendapat orang lain
7. Berpenampilan menraik, simpatik, berbusana yang tepat sesuai situasi
8. Berbahasa yang baik dan sopan
Penampilan seorang protokol pada dasarnya cermin dari organisasi yang diwakilinya. Dia merupakan wajah yang dilihat orang lain. Protokol selalu berhubungan dengan pihak ke 3. Disnilah protokol harus mempunyai kepribadian terbaik karena merupakan ujung tombak atau serambi terdepan. Keberhasilan tugas protokol sangat ditentukan oleh perencanaan yang matang, koordinasi, komunikasi yang baik dan pelaksanaan yang mantap utamanya pada penyusunan acara mulai dari tahap awal / persiapan, pelaksanaan hingga akhir kegiatan.
Dalam tahap perencanaan hal-hal yang perlu diingat adalah:
1. Sifat acara apakah resmi, setengah resmi atau hiburan
2. Kapan dilaksanakan
3. Siapa yang terlibat dan menyelenggarakan
4. Dimana diselenggarakan
5. Bagaimana tata urutan acara
6. Pemilihan personil
7. Jadwal kegiatan
8. Gladi kotor/gladi bersih
1. Sifat acara apakah resmi, setengah resmi atau hiburan
2. Kapan dilaksanakan
3. Siapa yang terlibat dan menyelenggarakan
4. Dimana diselenggarakan
5. Bagaimana tata urutan acara
6. Pemilihan personil
7. Jadwal kegiatan
8. Gladi kotor/gladi bersih
Pada hari H protokol bertugas sebagai perwira upacara yang bertanggung jawab atas keberhasilan acara. Yang tampil di depan adalah MC (pembawa acara) dengan berpedoman pada susunan acara yang telah dipersiapkan. Selama acara berlangsung petugas protokol harus tetap berada di tempat, tidak jauh dari MC. Hal ini dimaksudkan jika mendadak terdapat perubahan acara, maka protokol dapat segera menghubungi MC. Protokol tahu persis pejabat yang melakukan tugas, misalnya yang menyampaikan sambutan diwakilkan atau tidak.
PENEMPATAN UNDANGAN DALAM KEGIATAN PROTOKOLER
Aturan Dasar
Pejabat yang tertinggi akan menempati tempat duduk di deretan paling depan. Jika posisinya berjajar, maka pejabat teras tersebut akan berada di kursi paling tengah. Misalnya gubernur datang / hadir, maka beliau akan duduk di deretan kursi paling tengah, sedangkan tuan rumah mendampingi beliau duduk di sebelah kanannya. Sementara di sebelah kiri adalah orang yang berkepentingan, misalnya ketua penyelenggara, hal ini untuk memudahkan seandainya Gubernur memerlukan informasi.
Aturan Umum
1. Jika ada meja pimpinan, maka yang dianggap tempat VIP adalah tempat yang menghadap kearah pintu keluar
2. Pejabat VIP akan datang paling akhir setelah undangan masuk
3. Urutan tempat duduk disesuaikan dengan jabatan
4. Pejabat berhalangan hadir, seandainya diwakilkan maka tempat duduk wakil ini sesuai dengan jabatannya
5. Jika undangan resmi, maka sebaiknya tempat duduk untuk bapak dan ibu dipisahkan
6. Tempat duduk pejabat ditempel lebel atau diberi tanda
7. Konsumsi pejabat sebaiknya disiapkan terlebih dahulu di atas meja (kecuali acara pelantikan, konsumsi di luar)
8. Jika ada undangan yang datang terlambat setelah acara dimulai, maka undangan yang terlambat tersebut dilewatkan dari pintu samping / belakang
1. Jika ada meja pimpinan, maka yang dianggap tempat VIP adalah tempat yang menghadap kearah pintu keluar
2. Pejabat VIP akan datang paling akhir setelah undangan masuk
3. Urutan tempat duduk disesuaikan dengan jabatan
4. Pejabat berhalangan hadir, seandainya diwakilkan maka tempat duduk wakil ini sesuai dengan jabatannya
5. Jika undangan resmi, maka sebaiknya tempat duduk untuk bapak dan ibu dipisahkan
6. Tempat duduk pejabat ditempel lebel atau diberi tanda
7. Konsumsi pejabat sebaiknya disiapkan terlebih dahulu di atas meja (kecuali acara pelantikan, konsumsi di luar)
8. Jika ada undangan yang datang terlambat setelah acara dimulai, maka undangan yang terlambat tersebut dilewatkan dari pintu samping / belakang
Tata Urutan Penempatan Pejabat
1. Dilihat kedudukan kenegaraan
2. Kedudukan menurut administratif
3. Kedudukan sosial
4. Hal tertentu menurut keadaan
1. Dilihat kedudukan kenegaraan
2. Kedudukan menurut administratif
3. Kedudukan sosial
4. Hal tertentu menurut keadaan
Hal lain yang perlu diperhatikan diantaranya adalah pemeriksaan sebelum hari H. Para petugas harus sudah hadir menjelang acara dilaksanakan. Jika ada pejabat yang menyatakan tidak hadir, maka lebel diganti atau kursi diambil dan di tata ulang.
Selesai kegiatan protokol harus bertanggung jawab pada personil pelaksana yang membantu terlaksananya acara. Petugas protokol tidak boleh meninggalkan tempat begitu saja setelah acara selesai tetapi harus berkoordinasi dahulu dengan bagian-bagian lain seperti keamanan, transportasi, konsumsi. Barang-barang pinjaman dikembalikan, dokumentasi, arsip dan lain-lain yang perlu diamankan, dan lain sebagainya.
Jika semua sudah selesai, maka ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah bekerjasama, terutama MC. Evaluasi dapat dilakukan untuk mengetahui kebaikan dan kekurangan acara agar dikemudian hari dapat djadikan pedoman pelaksanaan acara lainnya. Evaluasi ini merupakan tahap paling akhir dari proses pengelolaan (manajemen) keprotokolan disamping kegiatan POAC (Planning Organizing Actuating Controlling) yang dikenal dalam khasanah manajemen,. POAC berlaku dan perlu diterapkan pula pada manajemen protokol.
Selesai kegiatan protokol harus bertanggung jawab pada personil pelaksana yang membantu terlaksananya acara. Petugas protokol tidak boleh meninggalkan tempat begitu saja setelah acara selesai tetapi harus berkoordinasi dahulu dengan bagian-bagian lain seperti keamanan, transportasi, konsumsi. Barang-barang pinjaman dikembalikan, dokumentasi, arsip dan lain-lain yang perlu diamankan, dan lain sebagainya.
Jika semua sudah selesai, maka ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah bekerjasama, terutama MC. Evaluasi dapat dilakukan untuk mengetahui kebaikan dan kekurangan acara agar dikemudian hari dapat djadikan pedoman pelaksanaan acara lainnya. Evaluasi ini merupakan tahap paling akhir dari proses pengelolaan (manajemen) keprotokolan disamping kegiatan POAC (Planning Organizing Actuating Controlling) yang dikenal dalam khasanah manajemen,. POAC berlaku dan perlu diterapkan pula pada manajemen protokol.
KEGIATAN PROTOKOL DI PERUSAHAAN
Pada dasarnya kegiatan protokol berkaitan dengan norma, kebiasaan dan aturan-aturan yang diimplementasikan baik dalam kehidupan aktivitas tertentu dari pemerintahan, berbangsa dan bernegara maupun aktivitas swasta dan kemasyarakatan. Dengan demikian, setiap kegiatan perusahaan yang memiliki nuansa keprotokolan maka penyelenggaraan kegiatan tersebut hendaknya mengacu pada prinsip atau kaidag keprotokolan yang berlaku lazim dan umum diterapkan di Negara tempat perusahaan itu bernaung.
Di perusahaan setiap kegiatan yang berhubungan dengan keprotokolan biasanya dilakukan oleh departemen/bagian Hubungan Masyarakat (Humas), Public Relations (PR) atau bagian-bagian dalam perusahaan yang ditugaskan pihak manajemen perusahaan untuk melakukan kegiatan bersifat keprotokolan. Pada umumnya kegiatan resmi seperti kunjungan pejabat Negara ke perusahaan mengharuskan perusahaan berkoordinasi dengan bagian protokol pemerintah untuk mejnalankan prinsip-prinsip keprotokolan pada acara kunjungan resmi tersebut.
Kegiatan lain yang memungkinkan nuansa keprotokolan terjadi pada acara perusahaan adalah pengenalan dan peluncuran produk baru, pembukaan cabang baru yang mengundang sejumlah pihak termasuk para pejabat pemerintahan. Dalam hal ini pengaturan keprotokolan juga biasa terjadi pada kegiatan setengah resmi (non resmi) seperti acara pisah-kenal, ramah tamah, hiburan, family gathering perusahaan yang menghadirkan para petinggi perusahaan (besar).
Bisa jadi kegiatan resmi diiukuti atau dikominasikan dengan kegiatan non resmi, misalnya setelah acara upacara bendara diadakan ramah tamah para pejabat dan staff termasuk dengan para keluarganya. Kegiatan semacam ini merupakan gabungan dari yang berisfat resmi dan tidak resmi, karena kegiatan terakhir diketengahkan juga acara hiburan. Namun demikia, prinsip keprotokolan tetap dianut oleh pihak yang menyelenggarakan kegiatan tersebut.
Pada dasarnya kegiatan protokol berkaitan dengan norma, kebiasaan dan aturan-aturan yang diimplementasikan baik dalam kehidupan aktivitas tertentu dari pemerintahan, berbangsa dan bernegara maupun aktivitas swasta dan kemasyarakatan. Dengan demikian, setiap kegiatan perusahaan yang memiliki nuansa keprotokolan maka penyelenggaraan kegiatan tersebut hendaknya mengacu pada prinsip atau kaidag keprotokolan yang berlaku lazim dan umum diterapkan di Negara tempat perusahaan itu bernaung.
Di perusahaan setiap kegiatan yang berhubungan dengan keprotokolan biasanya dilakukan oleh departemen/bagian Hubungan Masyarakat (Humas), Public Relations (PR) atau bagian-bagian dalam perusahaan yang ditugaskan pihak manajemen perusahaan untuk melakukan kegiatan bersifat keprotokolan. Pada umumnya kegiatan resmi seperti kunjungan pejabat Negara ke perusahaan mengharuskan perusahaan berkoordinasi dengan bagian protokol pemerintah untuk mejnalankan prinsip-prinsip keprotokolan pada acara kunjungan resmi tersebut.
Kegiatan lain yang memungkinkan nuansa keprotokolan terjadi pada acara perusahaan adalah pengenalan dan peluncuran produk baru, pembukaan cabang baru yang mengundang sejumlah pihak termasuk para pejabat pemerintahan. Dalam hal ini pengaturan keprotokolan juga biasa terjadi pada kegiatan setengah resmi (non resmi) seperti acara pisah-kenal, ramah tamah, hiburan, family gathering perusahaan yang menghadirkan para petinggi perusahaan (besar).
Bisa jadi kegiatan resmi diiukuti atau dikominasikan dengan kegiatan non resmi, misalnya setelah acara upacara bendara diadakan ramah tamah para pejabat dan staff termasuk dengan para keluarganya. Kegiatan semacam ini merupakan gabungan dari yang berisfat resmi dan tidak resmi, karena kegiatan terakhir diketengahkan juga acara hiburan. Namun demikia, prinsip keprotokolan tetap dianut oleh pihak yang menyelenggarakan kegiatan tersebut.
Kesimpulan
Paling tidak terdapat 3 (tiga) tata dalam penyelenggaraan keprotokolan yaitu: tata acara/upacara, tata karma/ penghormatan dan tata tata tempat/letak (layout).
Tugas protokol pada dasarnya adalah tugas yang mulia, memerlukan persiapan yang matang. Seorang protokol harus jeli, tegas, dan penuh inisiatif. Keberhasilan kegiatan tergantung pada tugas protokol yang ditunjang oleh unsur pelaksana, termasuk di dalamnya MC. Protokol harus terjun ke lapangan sebelum hari H dan berada di tempat pada saat acara berlangsung. Komando utama ada ditangan (pimpinan) protokol.
Kegiatan yang menerapkan sifat keprotokolan tidak hanya terjadi di kehidupan berbagsan dan bernegara atau pemerintahan tetapi juga dunia kerja dan kemasyarakatan. Di dunia kerja perusahaan-perusahaan besar yang sering mengadakan acara dengan mengundang para petinggi perusahaan atau pun pejabat pemerintah seperti pada acara pembukaan pabrik baru mengelola acaranya dengan kaidah keprotokolan yang berlaku. Oleh karena itu, PR (Humas) sebagai pihak yang biasanya dipercaya menyelenggarakan acara perlu memiliki pengetahuan dan keterampilan protokoler.
Paling tidak terdapat 3 (tiga) tata dalam penyelenggaraan keprotokolan yaitu: tata acara/upacara, tata karma/ penghormatan dan tata tata tempat/letak (layout).
Tugas protokol pada dasarnya adalah tugas yang mulia, memerlukan persiapan yang matang. Seorang protokol harus jeli, tegas, dan penuh inisiatif. Keberhasilan kegiatan tergantung pada tugas protokol yang ditunjang oleh unsur pelaksana, termasuk di dalamnya MC. Protokol harus terjun ke lapangan sebelum hari H dan berada di tempat pada saat acara berlangsung. Komando utama ada ditangan (pimpinan) protokol.
Kegiatan yang menerapkan sifat keprotokolan tidak hanya terjadi di kehidupan berbagsan dan bernegara atau pemerintahan tetapi juga dunia kerja dan kemasyarakatan. Di dunia kerja perusahaan-perusahaan besar yang sering mengadakan acara dengan mengundang para petinggi perusahaan atau pun pejabat pemerintah seperti pada acara pembukaan pabrik baru mengelola acaranya dengan kaidah keprotokolan yang berlaku. Oleh karena itu, PR (Humas) sebagai pihak yang biasanya dipercaya menyelenggarakan acara perlu memiliki pengetahuan dan keterampilan protokoler.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar