CANDRA PRAMADI Y
NPM.12.073045.2110.0014
Protokoler dan Mahasiswa merupakan dua peran yang berbeda. Seperti yang kita ketahui, tugas seorang protokoler tidaklah mudah, butuh dedikasi dan komitmen yang tinggi dalam menjalani setiap tugasnya. Tuntutan kerja yang tinggi sangat melekat dengan keseharian seorang protokoler. Demikian pula dengan mahasiswa, persaingan yang tinggi di dunia pendidikan menuntut seorang mahasiswa untuk fokus dalam menggali ilmu dan pengetahuan, meraih prestasi sebanyak dan setinggi mungkin agar mampu bersaing dengan dunia luar. Sebuah tantangan tersendiri ketika seseorang memegang dua peran ini sekaligus. Mahasiswa dan Protokoler.
Lembaga-lembaga tinggi sarat
akan aktivitas-aktivitas dan kegiatan yang sifatnya resmi dan dihadiri
oleh petinggi-petinggi dalam lembaga tersebut. Demikian pula denngan
lembaga pendidikan, banyak sekali acara dan kegiatan lembaga yang harus
mendatangkan pimpinan-pimpinan, baik pimpinan dari dalam maupun dari
luar lembaga yang tentunya memiliki relasi khusus dengan lembaga dalam
acara tersebut. Oleh karena itu, harus ada tim professional yang mampu
mengelola acara tersebut. Pengetahuan keprotokolan menjadi amat penting
dalam memenuhi kepuasan semua pihak sehingga tidak aneh lagi jika dalam
melaksanakan tugasnya protokoler mempunyai peran yang dominan.
Pada kesehariannya aktivitas
keprotokolan sangatlah diperlukan khususnya dalam hal pengelolaan dan
pengaturan acara atau kegiatan secara professional. Dengan adanya
keprotokolan acara dapat berlangsung dengan lebih tertib dan teratur.
Kemampuan yang baik dari para protokoler dalam mengelola dan mengatur
berlangsungnya aktivitas, kegiatan maupun acara kelembagaan sangatlah
penting. Seorang protokoler dituntut untuk terampil, tanggap, dan
professional dalam menyelenggarakan sebuah acara. Mereka pun harus mampu
berkoordinasi dengan semua pihak yang mendukung acara sehingga acara
dapat berjalan dengan lancar, tertib, aman, dan nyaman. Pada akhirnya,
berhasil atau tidaknya suatu acara seringkali bergantung pada bagaimana
protokoler mengatur dan mengelola acara. Untuk itu, pemahaman mengenai
hal-hal berkaitan dengan keprotokolan sangat diperlukan khususnya
mengenai keprotokolan di Indonesia.
Pada mulanya istilah
protokol berarti halaman pertama yang dilekatkan pada sebuah manuskrip
atau naskah. Seiring dengan perkembangan zaman, pengertian tersebut
kemudian berkembang semakin luas, tidak hanya sekadar halaman pertama
dari suatu naskah melainkan keselurahan naskah yang isinya terdiri dari
catatan, dokumen persetujuan, perjanjian dan hal lainnya dalam lingkup
nasional maupun internasional.
Selanjutnya istilah tersebut
mengalami perkembangan lebih luas menjadi kebiasan-kebiasan dan
peraturan-peraturan yang berkaitan dengan formalitas, tata urutan dan
etiket diplomatik. Aturan-aturan protokoler ini kemudian menjadi acuan
institusi pemerintahan dan berlaku secara universal.
Perihal mengenai
keprotokolan ditujukan pada keberhasilan pelaksanaan suatu kegiatan dan
pada hal-hal yang mengatur seluruh manusia yang terlibat dalam
pelaksanaan suatu kegiatan. Suatu kegiatan apapun pada dasarnya
merupakan pelaksanaan dan hasil kerja dari proses dan tahapan-tahapan
yang telah dilakukan sebelumnya. Tahapan-tahapan tersebut diperlukan
untuk menunjang suksenya keseluruhan acara.
Kata Protokol sendiri
berasal dari Bahasa Yunani “Protos” berarti yang pertama dan “Kolla”
yang artinya lem atau perekat. Kemudian kata protocol ini diartikan
sebagai lembaran perintah atau keputusan raja kepada rakyatnya. Kata
Protokol dibawa ke Indonesia oleh Belanda dan diterjemahkan dalam Bahasa
Inggris.
Menurut Encyclopedia Britannica 1962, “Protocoler
is a body of ceremonial rules to be observed in all written or personal
official intercourse between the heads of different states or their
ministers, it lays down the styles and titles of states or their
ministers and indicates the forms and customary courtesies to be
observed in all international acts”
(Protokol adalah serangkaian
aturan-aturan ke-upacara-an dalam segala kegiatan resmi yang diatur
secara tertulis maupun dipraktekan, yang meliputi bentuk-bentuk
penghargaan terhadap jabatan kepala Negara atau jabatan menteri yang
lazim dijumpai dalam seluruh kegiatan antar bangsa)
Menurut kamus Oxford, “Protocol is the code of ceremonial forms or courtesies used in official dealings, as between heads of state or diplomats.”
Buku The Complete handbook of diplomatic and social usage (panduan lengkap penggunaan dalam dunia diplomatic dan sosial) menyebutkan definisi protokol sebagai berikut:
“Protocol is the set of
rules prescribing good manners in official life and ceremonies involving
government and nations and their representatives”
(Seperangkat aturan tentang
prilaku dalam tata kehidupan resmi dalam upacara yang melibatkan
pemerintah serta wakil-wakilnya)
Protocol est le code de la politiesse international
(protocol adalah suatu pedoman tata cara internasional). Pengertian
tersebut kemudian berkembang sehingga protokoler ini dapat diartikan
sebagai tata cara untuk menyelenggarakan suatu acara agar berjalan
tertib, khidmat, rapi, lancar dan teratur serta memperhatikan ketentuan
dan kebiasaan yang berlaku, baik secara nasional maupun internasional.
Sedangkan dalam Wikipedia ensiklopedia bebas menyebutkan bahwa Protokoler etiket berdiplomasi
dan urusan negara. Sebuah protokol adalah sebuah aturan yang membimbing
bagaimana sebuah aktivitas selayaknya dijalankan terutama dalam bidang
diplomasi. Dalam bidang diplomatik dan pemerintahan protokol usaha
seringkali garis pembimbing yang tak tertulis. Protokol membahas
kebiasaan yang layak dan diterima-umum dalam masalah negara dan
diplomasi, seperti menunjukkan rasa hormat kepada kepala negara,
diplomat utama dalam urutan kronologikal dalam pengadilan, dan
lain-lain.
Keberadaan protokoler
sendiri diperlukan oleh karena adanya kebutuhan di dalam kehidupan
masyarakat, demikian juga halnya dalam hubungan antarnegara dan
antarbangsa, diperlukan peraturan yang berlandaskan pada kesopanan dan
kesantunan yang berdasarkan atas pengertian yang fundamental mengenai give and take. Seperti
diketahui bahwa Kongres Perdamaian Westphalia pada tahun 1642 yang
mengakhiri Perang 30 tahun merupakan suatu Konperensi Internasional
pertama yang mengacu ke arah diplomasi modern. Pertemuan ini dihadiri
oleh para wakil dari negara-negara Austria, Perancis clan Swedia serta
beberapa negara lainnya. Pertemuan ini memakan waktu 6 tahun lamanya
untuk mengakhirinya. Kongres tersebut mengambil waktu yang demikian
lamanya, karena belum ada peraturan protokol yang dipergunakan sebagai
pedoman. Wakil-wakil dari negara-negara besar menginginkan tempat yang
terhormat dari negara-negara yang kecil. Siapa yang berkedudukan lebih
tinggi dan bagaimana urutannya menimbulkan persoalan.
Dalam Rapat Kerja Nasional
(Rakernas) Protokol tanggal 7-9 Maret 2004 di Jakarta telah disepakati
suatu pengertian keprotokolan yakni ”Norma-norma atau aturan-aturan atau
kebiasaan yang dianut atau diyakini dalam kehidupan bernegara,
berbangsa, pemerintah dan masyarakat.”
Untuk keprotokolan di
Indonesia sendiri dahulu di atur dalam Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1987,
namun karena sudah tidak sesuai dengan perkembangan sistem
ketatanegaraan masa kini sehingga pada tahun 2010 mengalami pergantian
menjadi Undang-Undang Republik Indonesia No. 9 Tahun 2010 mengenai
keprotokolan.
Dalam Undang-undang tersebut
dijelaskan bahwa yang dimaksud dengan Keprotokolan adalah serangkaian
kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara
resmi yang meliputi Tata Tempat, Tata Upacara, dan Tata Penghormatan
sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan
dan/atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan, atau masyarakat
Sedangkan yang disebut dengan Acara Kenegaraan
adalah acara yang diatur dan dilaksanakan oleh panitia negara secara
terpusat, dihadiri oleh Presiden dan/atau Wakil Presiden, serta Pejabat
Negara dan undangan lain. Sedangkan, Acara Resmi adalah acara
yang diatur dan dilaksanakan oleh pemerintah atau lembaga negara dalam
melaksanakan tugas dan fungsi tertentu dan dihadiri oleh Pejabat Negara
dan/atau Pejabat pemerintahan serta undangan lain.
Dalam Undang-Undang sendiri
dikenal tiga tata aturan keprotokolan yakni Tata Tempat, Tata Upacara,
dan Tata Penghormatan. Tata Tempat adalah pengaturan tempat bagi
Pejabat Negara, Pejabat Pemerintahan, perwakilan negara asing dan/atau
organisasi internasional serta Tokoh Masyarakat Tertentu dalam Acara
Kenegaraan atau Acara Resmi. Tata Upacara adalah aturan untuk melaksanakan upacara dalam Acara Kenegaraan atau Acara Resmi. Sedangkan, Tata Penghormatan
adalah aturan untuk melaksanakan pemberian hormat bagi Pejabat Negara,
Pejabat Pemerintahan, perwakilan negara asing dan/atau organisasi
internasional,dan Tokoh Masyarakat Tertentu dalam Acara Kenegaraan atau
Acara Resmi.
Dalam keprotokoleran negara
Republik Indonesia sendiri terdapat asas-asas yang mengatur keprotokolan
yang harus dijunjung dan diterapkan oleh setiap pelaksana protokol atau
protokoler yakni asas kebangsaan, asas ketertiban dan kepastian hukum, asas keseimbangan, kesesuaian dan keselarasan, dan asas timbal balik.
- Asas Kebangsaan
Yang dimaksud dengan “kebangsaan”
adalah keprotokolan harus mencerminkan sifat dan watak bangsa Indonesia
yang pluralistik (kebinnekaan) dengan tetap menjaga prinsip negara
kesatuan Republik Indonesia.2.
2. Asas ketertiban dan kepastian hukum
Dalam hal ini yang dimaksud dengan
“ketertiban dan kepastian hokum” adalah keprotokolan harus dapat
menimbulkan ketertiban dalam masyarakat melalui adanya kepastian hukum.
3. Asas keseimbangan, kesesuaian dan keselarasan
Dalam hal ini yang dimaksud
dengan “keseimbangan, keserasian, dan keselarasan” adalah keprotokolan
harus mencerminkan keseimbangan, keserasian, dan keselarasan, antara
individu dan masyarakat dengan kepentingan bangsa dan Negara.
4.Asas Timbal balik
Pada asas keempat ini yang
dimaksud dengan “timbal balik” adalah keprotokolan diberikan setimpal
ataubalas jasa terhadap keprotokolan dari negara lain.
Selain asas-asas tersebut terdapat pula tujuan dari pengaturan keprotokoleran itu sendiri antara lain:
- Memberikan penghormatan kepada Pejabat Negara, Pejabat Pemerintahan, perwakilan Negara asing dan/atau organisasi internasional, serta Tokoh Masyarakat Tertentu, dan/atau Tamu Negara sesuai dengan kedudukan dalam negara, pemerintahan, dan masyarakat;
- Memberikan pedoman penyelenggaraan suatu acara agar berjalan tertib, rapi, lancar, dan teratur sesuai dengan ketentuan dan kebiasaan yang berlaku, baik secara nasional maupun internasional; dan
- Menciptaknn hubungan baik dalam tata pergaulan antarbangsa
Disamping asas-asas yang mengatur
keprotokolan serta tujuan adanya keprotokolan, secara kontekstual
keprotokolan negara terdiri atas kenegaraan, kebangsaan, pergaulan dan
acara. Adapun penjelasannya sebagai berikut:
Kenegaraan;
Seperti yang tercantum dalam buku pedoman protokol Negara 2005 dari
encyclopedia britanica 18962 bahwa kenegaraan meliputi norma yang
mengatur terciptanya hubungan baik di dalam bangsa itu sendiri maupun
dengan bangsa dan Negara lain, scope dari kenegaraan ini adalah kunjungan tamu Negara, kunjungan kepala Negara RI keluar negeri.
Kebangsaan;
Pengaturan dilakukan selaras dengan kedudukannya sebagai lambang
kedaulatan meningkatkan jiwa dan semangat kebangsaan. Kebangsaan ini
meliputi presean, kunjungan pejabat RI dan tamu asing ke daerah serta
penghormatan jenazah dengan menggunakan bendera kebangsaan.
Pergaulan;
seperangkat peraturan tentang perilaku dalam tata pergaulan resmi dan
dalam kegiatan resmi yang melibatkan pemerintah Negara serta
wakil-wakilnya.
Acara; pengaturan
kegiatan yang bersifat resmi termasuk pemberian penghormatan dan
pelayanan kepada seseorang sesuai dengan jabatan atau kedudukannya.
Kegiatan keprotokolan
termasuk ke dalam kegiatan yang terrencana, terstruktur, teratur, rapi
dan terorganisir. Adapun jenis kegiatan keprotokolan terbagi menjadi dua
yakni kegiatan yang sifatnya umum atau kenegaraan dan kegiatan yang berkaitan dengan lembaga perguruan tinggi.
Jenis kegiatan yang sifatnya
umum misalnya, upacara pelantikan dan serah terima jabatan, upacara
penandatanganan naskah kerja sama, upacara sumpah pegawai, peresmian
gedung baru, seminar, simposium, diskusi dan lain sebagainya. Kegiatan
seperti ini juga berlaku di instansi-instansi dan universitas atau
lembaga pendidikan. Namun secara lebih spesifik, kegiatan yang ada di
perguruan tinggi antara lain: upacara dies natalis, upacara wisuda,
upacara pengukuhan guru besar, upacara kenaikan pangkat doktor dan
lain-lain.
Aktivitas keprotokolan sendiri secara lebih luas terdiri dari lima hal yakni tata ruang, tata upacara, tata tempat, tata busana, dan tata warkat. Terhadap
lima hal tersebut terdapat aturan-aturan yang perlu diperhatikan. Untuk
memasuki dunia protokoler, pemahaman dan penerapan atas aturan-aturan
tersebut sangatlah penting. Adapun penjelasan mengenai aturan-aturan
tersebut antara lain:
I. Tata Ruang,
Tata ruang adalah pengaturan
ruang atau tempat yang akan dipergunakan sebagai tempat aktivitas.
Ruang harus dipersiapkan sesuai dengan ketentuan, tergantung dari jenis
aktivitas.
a. Perangkat keras, adalah berbagai macam perlengkapan yang diperlukan untuk maksud
suatu kegiatan berupa meja, kursi/sofa, sound system/ public address,
dekorasi, permadani, bendera, taman dan lain sebagainya
b. Perangkat lunak, antara
lain personil yang terlibat dalam rangka pelaksanaan suatu kegiatan
seperti, penerima tamu, pemandu acara, petugas keamanan, petugas
konsumsi dan sebagainya.
Dalam prakteknya,
protokoler harus memerhatikan segala sesuatunya dengan sangat detail,
misalnya dalam tata ruang ini terdapat beberapa hal yang perlu
diperhatikan antara lain:
1. Ruang harus sesuai dengan kebutuhan (jumlah kursi dan meja)
2. Papan nama petunjuk yang diperlukan
3. Tata suara yang memadai, disesuaikan dengan tata ruang dan tempat
4. Tata lampu yang mencukupi kebutuhan.
II. Tata Upacara
Tata upacara adalah tata
urutan kegiatan, yaitu bagaimana suatu acara harus disusun sesuai dengan
jenis aktivitasnya. Untuk keperluan tersebut harus diperhatikan:
1. jenis kegiatan;
2. bahasa pengantar yang dipergunakan;
3. materi aktivitas.
Dalam tata upacara,
harus lah direncanakan siapa yang akan terlibat dalam kegiatan upacara,
personil penyelenggara dan alat penunjang lain. Untuk pengisi acara
misalnya dalam memberikan sambutan haruslah diperhatikan jenjang jabatan
mereka yang akan memberikan sambutan. Juga yang tak kalah penting
adalah memastikan kesediaan pembicara atau pemberi sambutan tersebut
dengan menghubunginya beberapa waktu sebelum acara. Untuk kelancaran
suatu “upacara” diperlukan pula seorang “stage manajer” yang bertugas menjadi penghubung antara pembawa acara dan pelaksana upacara.
III. Tata Tempat (Preseance)
Kata preseance berasal dari bahasa Perancis atau dalam bahasa Inggris precende
yang artinya urutan. Yang dimaksudkan di sini adalah urutan berdasarkan
prioritas, atau siapa yang lebih dulu. Secara keseluruhan, dapat
diartikan preseance adalah ketentuan atau norma yang berlaku
dalam hal tata duduk para pejabat, yang biasanya didasarkan atas
kedudukan ketatanegaraan dari pejabat yang bersangkutan, kedudukan
administratif/struktural dan kedudukan sosial. Tata urutan tem’pat duduk
di Indonesia diatur dengan Keputusan Presiden nomor 265 tahun 1968.
Adapun dalam aturannya, terdapat pihak-pihak yang berhak didahulukan dalam preseance antara lain:
1) Golongan Very Important Person (VIP), pihak yang didahulukan karena jabarannya atau kedudukannya.
2) Golongan Very Important Citizen (VIC), pihak yang didahulukan karena derajatya, misalnya bangsawan dan sebagainnya.
Pedoman dalam Preseance:
1. Aturan Dasar Preseance
a. Orang yang dianggap paling utama atau tertinggi mempunyai urutan paling depan atau mendahului,
b. Jika orang-orang
dalam posisi duduk atau berdiri berjajar, yang paling penting adalah
mereka yang berdiri di sebelah kanan.
2. Aturan Umum Tata Tempat
a. Jika duduknya
menghadap meja, yang dianggap sebagai tempat pertama adalah
yang menghadap pintu keluar sedangkan
untuk yang duduk di dekat pintu dianggap sebagai tempat paling terakhir.
b. Dalam
pengaturan tempat suatu jajaran (dari sisi ke sisi), yakni jika
orang-orang tersebut berjajar pada garis yang
sama maka tempat sebelah kanan di luar atau tempat yang paling
tengah adalah yang utama.
3. Aturan Tempat Duduk
Urutan tempat duduk diatur menurut aturan sebagai berikut:
a. Yang didahulukan adalah tempat duduk yang paling tinggi
b. Berikutnya
diatur secara berurutan berdasarkan letak tempat sebelah yang utama,
sebelah kanan merupakan urutan nomor tiga, sebelah kiri urutan
nomor tiga.
4. Aturan Urutan Memasuki Kendaraan
Selanjutnya
ialah tata urutan memasuki kendaraan. Untuk undangan resmi atau
kenegaraan diperlukan perhatian dan penanganan khusus bahkan perencanaan
yang sangat matang. Tipe kenderaan juga bahkan mempengaruhi pengaturan
tersebut. Untuk pengemudi pun ia juga harus mengenal pengetahuan
protokoler yang juga akan mempengaruhi penampilannya.
Ada beberapa
cara bagaimana memasuki pesawat udara, kapal laut, kenderaan mobil atau
kereta api yakni sebagai berikut:
a. Pesawat udara
: Seseorang dengan urutan pertama akan masuk pesawat udara yang paling
akhir sedangkan ketika menuruni pesawat orang yang utama tersebut akan
turun lebih dahulu.
b. Kapal laut: Seseorang dengan urutan utama akan naik terlebih dahulu dan akan turun lebih dahulu pula.
c. Kendaraan mobil atau kereta:
Seseorang yang paling utama baik ketika naik maupun turun kendaraan
akan mendahului yang lain. Namun demikian, apabila letak kendaraan
tidak dapat diatur sedemikian rupa oleh karena keadaan dan kondisi yang
tidak memungkinkan, hal tersebut merupakan suatu perkecualian.
d. Untuk letak
kenderaan, hendaknya dihadapkan ke kiri. Hal ini berarti arah kenderaan
yang akan menuju, berada di sebelah kiri kita.
e. Seseorang yang utama duduk di tempat duduk sebelah kanan sedangkan yang berikutnya di sebelah kiri.
f. Apabila telah
sampai ke tempat tujuan dan akan turun, hendaknya kendaraan dihadapkan
ke sebelah kanan sehingga memudahkan orang utama untuk dapat turun
terlebih dahulu.
g. Jika penumpang
mobil tiga orang dan duduk di belakang, maka orang yang paling terhormat
duduk disebelah kanan, orang ke dua duduk paling kiri dan orang ketiga
duduk di bagian tengah.
h. Jika mobil
memungkinkan untuk ditumpangi oleh lebih dari 5 atau 6 orang, karena
ada tambahan bak di tengah, maka bak yang paling tengah diduduki oleh
orang yang paling rendah kedudukannya, yang lebih tinggi menduduki di
sebelah kanan kirinya.
IV. Tata Busana
Tata busana yang
dimaksud disini ialah pakaian yang harus dikenakan pada suatu aktivitas
protokoler, baik oleh para pejabat undangan ataupun pelaksana kegiatan.
Tata busana
harus ditentukan dan dicantumkan pada surat undangan yang dikirimkan
baik formal maupun informal.
Adapun terdapat jenis tata busana yang perlu diketahui antara lain:
- Pakaian Sipil Lengkap (PSL)
- Pakaian Sipil Harian (PSH)
- Pakaian Oinas Lapangan (PDL)
- Pakaian Dinas Harian (PDH)
- Pakaian Dinas Upacara I, II, II, (PDU) untuk kalangan militer.
- Pakaian Resmi Jabatan (untuk pejabat tertentu)
- Pakaian Nasional atau pakaian resmi organisasi (Dharma Wanita, Korpri)
- Toga (Untuk Perguruan Tinggi/lnstitut)
V. Tata Warkat
Tata Warkat
merupakan pengaturan mengenai undangan yang akan dikirim untuk suatu
kegiatan. Dalam hal ini terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan
antara lain:
- Daftar nama tamu yang akan diundang hendaknya sudah disiapkan sesuai dengan jenis/keperluan kegiatan.
- Jumlah undangan harus disesuaikan dengan kapasitas tempat, kepentingan serta tujuan kegiatan yang ingin tercapai sendiri.
- Bentuk undangan sedapat mungkin dibakukan untuk setiap jenis kegiatan, baik mengenai format, isi dan sebagainya.
- Menulis nama orang yang diundang hendaknya dilakukan secara benar dan jelas baik mengenai nama, pangkat, jabatan maupun alamatnya.
- Dalam undangan perlu dijelaskan bahwa undangan tersebut diperuntukkan beserta istri/suami atau tidak. Tidak dibenarkan dalam undangan resmi disebutkan undangan berlaku untuk beberapa orang.
- 6. Mencantumkan kode undangan pada sampul undangan untuk mempermudah penempatan duduk.
- Mencantumkan ketentuan mengenai pakaian yang dikenakan.
- Menentukan batas waktu penerimaan tamu.
- Catatan dalam undangan agar memberitahukan kehadirannya atau ketidak hadirannya (RSVP yang merupakan singkatan: Respondez s’il vous plaiz)
- Undangan dikirim dalam waktu relatif tidak terlalu lama dengan waktu pelaksanaan kegiatan (seminggu sebelumnya hendaknya sudah terkirim).
Selain kelima
aturan tersebut terdapat hal-hal yang harus dimiliki dalam
melaksanakan kegiatan keprotokolan. Hal ini yang akan menunjang dan
menentukan keberhasilan dalam melaksanakan kegiatan, antara lain:
- Tata cara; setiap kegiatan acara harus dilakukan secara tertib dan khidmat serta setiap perbuatan dan tindakan yang hendak dilakukan harus berdasarkan aturan dan urutan yang telah ditentukan.
- Tata krama; yaitu etiket dalam pemberian penghormatan.
- Aplikasi aturan-aturan; yaitu penerapan ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang keprotokolan dan yang berkaitan dengan keprotokolan. Hal ini harus berlaku selaras dengan situasi dan kondisi pada saat kegiatan
Seperti yang telah diuraikan
sebelumnya bahwa salah satu jenis kegiatan protokol adalah protokol
lembaga pendidikan. Setiap lembaga pendidikan pada umumnya memiliki
kegiatan yang memerlukan keprotokolan dan dalam pelaksanaanya tak jarang
sekolah maupun perguruan tinggi melibatkan peran aktif siswa dan
mahasiswa mereka. Sebagai contoh, di Sekolah Menengah Atas pada umumnya
terdapat unit kegiatan siswa atau yang biasa disebut dengan
ekstrakulikuler, salah satunya adalah Praja Muda Karana (Pramuka). Pada
pramuka ini terdapat bagian yang dinamakan unit dan saka. Salah satu
unit yang ada pada pramuka yakni unit protokoler. Unit protokoler
inilah yang kemudian sering kali dilibatkan baik dalam kegiatan sekolah
maupun kegiatan kepramukaan di tingkat cabang. Demikian pula dengan
mahasiswa, dewasa ini mahasiswa mulai dilibatkan dalam aktivitas dan
kegiatan yang diadakan di perguruan tinggi.
Mahasiswa sendiri dalam
peraturan pemerintah RI No.30 tahun 1990 adalah peserta didik yang
terdaftar dan belajar di perguruan tinggi tertentu. Selanjutnya menurut
Sarwono (1978) mahasiswa adalah setiap orang yang secara resmi terdaftar
untuk mengikuti pelajaran di perguruan tinggi dengan batas usia sekitar
18-30 tahun. Mahasiswa merupakan suatu kelompok dalam masyarakat yang
memperoleh statusnya karena ikatan dengan perguruan tinggi. Pengertian
Mahasiswa menurut Knopfemacher (dalam Suwono, 1978) merupakan
insan-insan calon sarjana yang dalam keterlibatannya dengan perguruan
tinggi ( yang makin menyatu dengan masyarakat), dididik dan diharapkan
menjadi calon-calon intelektual.
Pada implementasinya
pengertian mahasiswa memiliki arti yang jauh lebih luas dari sekadar
fungsi administratif mereka sebagai seorang pelajar pada perguruan
tinggi. Seperti yang diungkapkan oleh bung Karno “Berikanlah aku lima
pemuda, niscaya aku akan merubah dunia.” Beliau mengungkapkan betapa
besarnya kekuatan yang dimiliki oleh pemuda yang pada saat itu, mereka
berperan dalam menentang segala bentuk penjajahan yang menyengsarakan
rakyat. Hal ini menunjukkan peran pema agen perubahan. Sikap seperti
inilah yang juga harus diilhami oleh pemuda di zaman sekarang.
Sebagai generasi penerus
yang berpendidikan mahasiswa memegang sebuah amanah besar dipundaknya.
Hal ini berkaitan dengan ekspektasi masyarakat pada sosok mahasiswa.
Sebagai mahasiswa berbagai macam lebel pun disandangnya. Mahasiswa
dipandang sebagai Direct Of Change, mahasiswa dengan
jumlah sumber daya-nya yang banyak dipandang mampu melakukan perubahan
secara langsung. Dalam hal ini tentunya perubahan yang membawa ke arah
yang lebih baik. Mahasiswa dianggap mampu menjawab keinginan masyarakat
atas perubahan.
Masih berkaitan pula dengan perubahan, mahasiswa dianggap sebagai Agent Of Change,
dalam hal ini manusia sebagai masing-masing individu harus mampu untuk
menjadi tonggak perubahan, segala hal yang dilakukannya harus berbasis
pada kegiatan positif yang menghasilkan perubahan ke arah kemajuan
bangsa. Setiap individu memiliki beban moral yang sama dalam hal
pencapaian suatu perubahan yang diinginkan masyarakat.
Selanjutnya yang tidak kalah penting adalah peran mahasiswa sebagai Iron Stock, mahasiswa
diharapkan menjadi sosok tangguh yang memiliki kemampuan dan moralitas
yang baik sebagai generasi penerus bangsa yang nantinya sudah barang
tentu akan menggantikan generasi sebelumnya. Dalam hal ini, mahasiswa
juga merupakan aset, cadangan, dan tonggak harapan bangsa di masa depan.
Untuk itu, mahasiswa perlu menjadi sosok yang mampu diandalkan oleh
bangsa ini, sosok yang terpercaya dengan disertai kemampuan yang memadai
menjadi ujung tonggak harapan masyarakat.
Berkaitan pula dengan mahasiswa sebagai generasi penerus masa depan, mahasiswa pun dianggap sebagai Moral Force,
dalam hal ini mahasiswa dituntut untuk menjadi sosok bermoral baik yang
kelak dapat menjadi panutan masyarakat. Dengan demikian sikap dan
prilaku mahasiswa akan sangat menjadi perhatian masyarakat karena pada
hakekatnya sikap dan prilaku yang ditunjukkan oleh mahasiswa tersebut
merupakan representasi atau wujud konkret dari pendidikan yang selama
ini mereka dapatkan hingga membentuk satu pola pikir tertentu yang
sangat mempengaruhi pola prilaku mereka.
Terdapat satu hal yang sejak
dahulu hingga saat ini terlihat sebagai salah satu hal yang menonjol
dari mahasiswa dan juga berkaitan dengan peran dan fungsi mahasiswa
sendiri sebagai komunikator politik, yakni mahasiswa sebagai Social Control, mahasiswa
sebagai sosok yang dengan intelektualitasnya dituntut mampu menjadi
pengontrol kehidupan sosial yang ada di masyarakat dan mampu melakukan
tindakan real terhadap hal-hal yang terjadi pada masyarakat.
Di masyarakat sendiri banyak
pandangan yang beredar mengenai predikat mahasiswa saat ini. Pandangan
tersebut muncul dari berbagai perspektif yang beragam. Masyarakat
pedesaan misalnya, mereka sangat menilai tinggi seorang mahasiswa,
mereka sangat menghormati dan menghargai seseorang dengan predikat
mahasiswa. Mahasiswa dianggap memiliki status sosial tinggi dan
diidentikan sebagai seseorang yang akan menjadi pegawai negeri, pekerja
kantor dan lain sebagainya. Ketika seorang mahasiswa mendatangi suatu
desa, biasanya mereka akan mendapatkan penjamuan dan penghormatan yang
luar biasa dari masyarakatnya. Sedangkan, pada masyarakat kota biasanya
mereka memandang mahasiswa sama seperti mereka memandang siswa pada
umunya baik SMP maupun SMA yakni sebagai seorang pelajar yang sedang
menempuh pendidikan, namun perbedaannya, mahasiswa dianggap lebih dewasa
dan memiliki kematangan.
Ada pula yang mengatakan
bahwa mahasiswa memiliki posisi diantara masyarakat dan pemerintah.
Mahasiswa dalam hal hubungan masyarakat ke pemerintah dapat berperan
sebagai kontrol politik, yaitu mengawasi dan membahas segala pengambilan
keputusan beserta keputusan-keputusan yang telah dihasilkan sebelumnya.
Hal ini sesuai dengan peran mahasiswa yang telah disebutkan di atas
yakni sebagai Social Control.
Mahasiswa pun dipandang
sebagai seseorang yang dapat berperan sebagai penyalur aspirasi rakyat,
hal ini dimulai dengan melakukan interaksi sosial dengan masyarakat
dilanjutkan dengan analisis masalah yang tepat maka diharapkan mahasiswa
mampu menyampaikan realita yang terjadi di masyarakat beserta solusi
ilmiah dan bertanggung jawab dalam menjawab berbagai masalah yang
terjadi di masyarakat. Mahasiswa dalam hal hubungan pemerintah ke
masyarakat dapat berperan sebagai penyambung lidah pemerintah. Mahasiswa
diharapkan mampu membantu mensosialisasikan berbagai kebijakan yang
diambil oleh pemerintah. Mohamad Hatta, wakil presiden RI memberikan
pandangannya terhadap sosok mahasiswa. Beliau mengatakan bahwa mahasiswa
memiliki peran dalam membentuk manusia susila dan demokrat yang
memiliki cirri-ciri:
1. Memiliki keinsafan tanggung jawab atas kesejahteraan masyarakat
2. Cakap dan mandiri dalam memelihara dan memajukan ilmu pengetahuan
3. Cakap memangku jabatan atau pekerjaan di masyarakat
Hal tersebut di atas
merupakan hal yang berkaitan dengan peran mahasiswa di masyarakat yakni
predikat yang melekat di diri mahasiswa yang kemudian menjadi penting
adanya untuk disadari oleh mahasiswa itu sendiri agar kelak menjadi
mahasiswa yang siap terjun dan mengabdi pada masyarakat. Terkait dengan
hal tersebut, untuk dapat memenuhi perannya dalam masyarakat sebagai
salah satu aspek utama dan tak kalah penting adalah sosok mahasiswa
sebagai Insan Akademika yang memiliki peranan intelektual. Inilah yang pada dasarnya menjadi tugas utama seorang mahasiswa. Insan akademis itu sendiri memiliki dua ciri yaitu: memiliki sense of crisis, dan guardian of value.
Dalam hal ini, insan akademis harus memiliki kepekaan dan sikap kritis
terhadap masalah-masalah yang terjadi di sekitarnya saat ini..
Insan akademis harus
selalu mengembangkan dirinya sehingga mereka bisa menjadi generasi yang
tanggap dan mampu menghadapi tantangan masa depan. Dalam hal tersebut,
insan akademis sebagai orang yang selalu mengikuti watak ilmu, hal ini
juga berhubungan dengan peran mahasiswa sebagai guardian of value
(penjaga nilai), dimana mahasiswa harus mencari nilai-nilai kebenaran
itu sendiri, kemudian meneruskannya kepada masyarakat serta yang
terpenting adalah menjaga nilai kebenaran tersebut.
Ada banyak kontribusi yang
dapat dilakukan mahasiswa untuk masyarakat. Namun demikian dalam hal ini
mahasiswa sendiri harus sadar betul dengan fungsi dan peran utama
mereka, yakni untuk bergelut dalam ilmu pengetahuan sebagai kontribusi
utama mahasiswa terhadap masyarakat. Mahasiswa harus benar-benar
menggunakan potensinya dalam menggali ilmu dan pengetahuan. Hal ini
sangat penting berkaitan dengan persaingan yang semakin ketat di luar
sana. Indonesia sesungguhnya membutuhkan individu-individu yang bukan
hanya cakap namun juga cerdas. Mendasari semua hal yang dilakukannya
atas dasar ilmu dan pengetahuan sehingga dapat mencapai Indonesia yang
maju dan mampu bersaing di kancah dunia
Namun demikian, seberapa
besar pun prestasi yang dimiliki oleh seorang mahasiswa tanpa kemampuan
mengaplikasikannya, ilmu yang mereka miliki tersebut akan terasa
percuma. Seperti yang pernah dikatakan oleh seorang dosen Universitas
Padjadjaran bahwa di masa kini untuk memasuki dunia kerja saja tidak
bisa kita hanya mengandalkan angka yang tinggi pada indeks prestasi.
Lebih daripada itu, pengalaman dalam berorganisasi merupakan satu syarat
penting yang harus dimiliki oleh seorang lulusan perguruan tinggi.
Banyak contoh membuktikan bahwa mereka, orang-orang yang sukses sebagai
pemimpin, pengusaha, dan status sosial lainnya rata-rata dari mereka
pasti pernah merasakan dinamika dalam berorganisasi, merasakan suka
duka, susah senang, manis pahitnya berbagai hal dalam organisasi
sehingga secara otomatis mereka akan terlatih untuk menjalankan
organisasi dengan ruang lingkup yang jauh lebih besar, terlatih untuk
menghadapi berbagai kesulitan dan mengubahnya menjadi tantangan,
memiliki problem solving yang baik serta mampu bertahan dalam upaya dan usaha hingga mereka bisa meraih kesuksesan seperti saat ini.
Berkolerasi dengan kehidupan berorganisasi dalam dunia perkuliahan, menjadi protokoler adalah salah satu ajang dalam belajar berorganisasi.
Dalam protokoler kita mempelajari bagaimana mengorganisasikan sebuah
acara, mengelola dan mengatur kegiatan agar berjalan sesuai rencana yang
telah ditetapkan. Menjadi protokoler berarti kita pun akan belajar menghadapi banyak orang
dan berhubungan dengan banyak pihak. Dalam hal ini artinya kita pun
akan belajar untuk menjadi orang yang berani dan mampu berkomunikasi
dengan baik. Ketika kita diharuskan untuk berhubungan dengan banyak
pihak, maka kita akan bertemu dengan beragam karakter. Dalam hal ini
misalnya, kita tidak bisa menuntut untuk tidak mau berhubungan dengan
orang yang pendiam, acuh tak acuh atau orang yang tempramen dan pemarah
sekalipun melainkan kita dengan segala sikap seorang protokoler harus
mampu melakukan dan membangun komunikasi yang baik dengan banyak orang
dan banyak karakter. Menjadi protokoler juga berarti mengajarkan kita
untuk mampu mengambil keputusan dengan cepat namun cermat. Dalam
setiap kegiatan yang dilaksanakan oleh seorang protokoler, tidak
selamanya kita bisa mengacu pada aturan yang ada, namun lebih daripada
itu, tindakan yang tegas dan cermat terkadang harus dilakukan oleh
seorang protokoler takkala berada dalam suatu kondisi dan keadaan
tertentu.
Dalam kegiatan protokoler seperti halnya dalam berorganisasi kita belajar untuk saling memahami perasaan orang lain,
baik orang yang menjadi tamu kita maupun rekan kerja kita sendiri.
Selain hal tersebut, saling menghormati dan menyayangi pun menjadi
sikap yang perlu dijunjung dan diterapkan. Dengan sikap demikian maka
akan tercipta iklim organisasi yang baik serta dan tugas yang diemban
pun akan terasa lebih ringan.
Banyak hal keorganisasian
yang dapat kita ambil dari kegiatan keprotokolan. Seperti yang kita
ketahui bersama saat ini masih belum banyak universitas yang memiliki
organisasi yang bergerak dibidang keprotokolan sehingga beruntunglah
bagi universitas dengan unit kegiatan yang bergerak dibidang
keprotokolan karena dengan adanya unit kegiatan mahasiswa yang bergerak
dibidang keprotokolan, mahasiswa bukan hanya dapat belajar dari kegiatan
keprotokolannya saja namun juga dari organisasi protokoler tersebut.
Tidak mudah memang
menjalankan dua peran ini menjadi mahasiswa dan menjadi seorang
protokoler. Namun, mengemban dua predikat ini sekaligus yakni mahasiswa
protokoler memberikan nilai tambah tersendiri bagi mahasiswa tersebut.
Kelebihan tersebut antara lain terletak pada kemampuan organisasi dan terbentukannya sikap mental dan prilaku serta pribadi protokoler dalam diri mahasiswa.
Sudah barang tentu terdapat
perbedaan antara kepribadian mahasiswa pada umumnya dengan mahasiswa
protokoler. Seorang mahasiswa protokoler akan memiliki pribadi yang
lebih matang, dan berkarakter. Pribadi tersebut antara lain: Disiplin, Mahasiswa
protokoler akan terbiasa dengan aturan-aturan yang berlaku sehingga
menjadikan mereka pribadi yang disiplin, disiplin di sini bukan hanya
disiplin terhadap peraturan namun juga terhadap waktu. Dalam kegiatan
protokol waktu adalah sesuatu yang berharga. Keterlambatan dapat menjadi
kesalahan yang fatal dalam suatu kegiatan keprotokolan, keterlambatan
acara dapat mempengaruhi rangkaian acara selanjutnya sehingga penting
bagi protokoler untuk berdisiplin terhadap waktu yang telah ditetapkan.
Seorang mahasiswa protokoler yang terbiasa melakukan kegiatan-kegiatan
keprotokolan akan lebih peka dan menghargai waktu.
Selain kedisiplinan yang akan menjadi kepribadian seorang mahasiswa protokoler keinginan untuk memberikan yang terbaik
juga merupakan bagian dari kepribadian seorang protokoler. Dalam
kegiatan keprotokolan, bekerja dengan ikhlas dan sepenuh hati adalah
suatu kewajiban. Kepuasan semua pihak yang merupakan cerminan dari
suksesnya acara adalah bagian dari keberhasilan seorang protokoler.
Keinginan untuk melakukan segala sesuatunya dengan sebaik mungkin selalu
tertanam di jiwa seorang protokoler. Dalam keseharian keinginan untuk selalu memberikan yang terbaik ini juga sangat berguna, dengan memiliki mindset
untuk selalu bisa memberikan yang terbaik untuk orang lain akan membuat
diri kita terdorong untuk selalu berupaya keras dan memiliki semangat
juang tinggi dalam segala hal.
Seorang protokoler cenderung sangat memerhatikan sesuatu hal sekecil apapun itu atau dengan kata lain detail
terhadap banyak hal hingga hal yang sekecil sekalipun. Sikap tersebut
pada akhirnya membiasakan seorang protokoler untuk teliti dalam segala
hal. Dengan sikap seperti itu maka kesalahan-kesalahan yang memungkinkan
terjadi, sekecil apapun itu, dapat diminimalisir adanya.
Kemampuan mengontrol diri dengan baik
juga tertanam dalam diri seorang protokoler. Hal ini karena dalam
segala situasi termasuk situasi yang buruk sekalipun seorang protokoler
harus mampu melakukan kontrol diri yang baik, baik secara emosional
maupun sikap dan prilaku. Demikian pula dalam keseharian kontrol diri
ini sangat diperlukan.
Senang membangun hubungan baik dengan orang lain
adalah salah satu ciri seorang protokoler. Kepada siapapun seorang
protokoler tidak boleh segan untuk memberikan senyum terbaiknya.
Membangun relasi yang baik dengan banyak orang bukan hanya berguna
ketika dalam kegiatan keprotokolan saja namun juga di kehidupan
sehari-hari.
Dan yang tidak kalah penting dari pribadi seorang protokoler adalah rasa percaya diri.
Dalam berhubungan dengan orang lain, dibutuhkan rasa percaya diri yang
tinggi. Seorang protokoler tidak boleh rendah diri melainkan rendah
hati. Ketika berhadapan dengan siapapun seorang protokoler harus selalu
tampil percaya diri. Rasa percaya diri ini kemudian akan memancarkan
sikap diri yang positif dan menyenangkan.
Menjadi mahasiswa protokoler
ternyata merupakan hal yang sangat menyenangkan, Memahami tata aturan
dan hal lain berkaitan dengan keprotokolan sangatlah bermanfaat. Manfaat
tersebut akan dapat dirasakan bukan hanya hari ini namun juga di masa
depan kelak. Namun demikian, tak ada sesuatu yang luar biasa yang
dihasilkan dari proses yang instan. Semua hal membutuhkan proses yang
matang, dan proses tersebut membutuhkan waktu yang tidak sebentar.
Demikian pula dengan kepribadian protokoler, kepribadian ini akan
terbentuk seiring berjalannya waktu. Sikap positif dan karakter manusia
organisasi yang baik akan terbentuk seiring bertambahnya pengalaman.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar